Bevezető
Kunbaja Község Önkormányzata pályázatot nyújtott be a „Csatlakoztatási konstrukció az önkormányzati ASP rendszer országos kiterjesztéséhez” című és KÖFOP 1.2.1-VEKOP-16 kódszámú pályázati felhívásra. Az Önkormányzat ASP csatlakozási projektje támogatást nyert. A támogatói okiratnak megfelelően a projekt szakmai megvalósítása teljesült. Jelen beszámoló a projekt előkészítésének és magvalósításának folyamatát mutatja be.
A Kedvezményezett bemutatása
Kunbaja 3000 fő alatti lélekszámú település Bács-Kiskun megyében, a bácsalmási járásban. A község önkormányzata 7 fős testületből áll, a polgármesteri hivatal vezetését a jegyző végzi. A hivatalban pénzügyi-gazdálkodási, anyakönyvi és népesség-nyilvántartási, szervezési, titkársági és iratkezelési feladatok ellátása, szociális és hagyatéki ügyek, valamint adózással kapcsolatos ügyek intézése folyik. A családsegítési és gyermekjóléti feladatok ellátása szakfeladaton, fenntartói ellátásban történik. Az önkormányzat fenntartása alá tartozik a helyben működő óvodai és bölcsődei ellátás is. A projekt hivatalon belüli célcsoportja a közigazgatási feladatokat ellátó szervezeti egységek és ezek munkavállalói az alábbi munkaterületeken: iratkezelés, titkárság és szervezés, pénzügyi, számviteli és egyéb gazdálkodási feladatok, adózási feladatok ellátása, ipar- és kereskedelmi ügyintézési feladatok, ingatlanvagyon kataszteri nyilvántartásának feladatai, hagyatéki ügyek kezelése és az elektronikus ügyintézések kezelése. Közös önkormányzati hivatalt alkot Kunbaja és Tataháza települések, ahol Kunbaja képviseli a székhely önkormányzatot.
Az ASP rendszerhez történő csatlakozás menete
A projekt keretében az alábbi tevékenységek, beszerzések szolgálják a célok teljesülését
- Eszközök beszerzése (PC szoftverrel, nyomtatók, kártyaolvasók)
- Működésfejlesztési és szabályozási keretek kialakítása, kötelezően két szabályzat és továbbiak elkészítése, illetőleg módosítása által
- Az önkormányzat elektronikus ügyintézéséhez kapcsolódó feltételek kialakítása
- A szakrendszerek adatminőségének tervszerű javítása
- A szakrendszeri dolgozók oktatásokon történő részvétele (személyes és e-learning formában)
- Tesztelési, élesítési feladatok jegyzőkönyvezett elvégzése
- Projektmenedzsment
- Kötelező nyilvánossági feladatok elvégzése
A támogatás mértéke tevékenységekre bontva
Az elnyert támogatás az ASP rendszer működtetéséhez szükséges eszközök beszerzésére, a munkatársak képzésen való részvételére és egyéb szakmai tevékenységek megvalósításához kapcsolódó szolgáltatások költségeire használható fel. A szakmai tevékenységek keretén belül megtörténik az önkormányzati szakrendszerek adatminőségének javítása, migrációja, az önkormányzatok elektronikus ügyintézéshez kapcsolódó feltételek kialakítása, működésfejlesztés és szabályozási keretek kialakítása, tesztelés, élesítés.
Műszaki technikai feltételek megteremtéséhez szükséges beszerzések
A projekt körében a felhívás és a 257/2016. (VIII. 31.) Kormányrendelet előírásainak megfelelő teljes hardver- és szoftverállomány beszerzése, beüzemelése megtörtént.
IT biztonsági feltételek megteremtése, igazgatásszervezési feltételek biztosítása
A működésfejlesztés és szabályozási keretek kialakítása körében az alábbi szabályzatok kerültek megalkotásra, módosításra:
- Iratkezelési szabályzat
- Információbiztonsági szabályzat
A projekt megvalósult eredményei
Az eszközök beszerzése sikerrel megtörtént, melynek keretében üzembe helyezésre került 8 darab személyi számítógép, 5 darab monitor, 1 multifunkciós nyomtató/fénymásoló, 1 színes csekk és tértivevény nyomtatására is alkalmas nyomtató és 15 darab kártyaolvasó eszköz. Az ügyintézést és a szakrendszeri használatot lehetővé tevő oktatások lezajlottak, a köztisztviselők megszerezték a felhasználói tanúsítványaikat. 2018. január 1-vel az éles indulás megtörtént, az önkormányzat köztisztviselői az ASP szakrendszerein végzik mindennapi feladatukat. A migráció, valamint a rendszer tesztelése sikeres volt, melyekről jegyzőkönyvek készültek. Az IT biztonsági szabályzat és az iratkezelési szabályzat átalakítása megtörtént.
